店舗DXと聞くと、 新しいシステムを導入したり、 すべての業務を一気にデジタル化したりすることを イメージするかもしれません。
しかし実際には、 システムを入れること自体がDXではありません。
大切なのは、 日々の店舗運営で発生している 「探す・聞く・確認する・転記する」を減らすこと です。
LINEで業務を指示し、 Excelで進捗を管理し、 写真はチャットへ送ってもらい、 最後に本部がもう一度確認する。
一店舗では問題なく回っていた方法も、 店舗数やスタッフ数が増えるにつれて、 少しずつ管理負担が大きくなります。
この記事では、 多店舗運営における店舗DXを 無理なく進めるための7つのポイントを解説します。
DXは、ツールを増やすことではありません。
仕事の流れを、もっとシンプルにすること。
店舗DXとは？
店舗DXとは、 デジタル技術を使って 店舗運営のやり方そのものを改善することです。
たとえば、
- 紙のチェックリストをデジタル化する
- LINEの業務指示をタスクとして管理する
- Excelの進捗表をリアルタイムで確認できるようにする
- 写真報告を業務と紐づけて残す
- 店舗ごとの予定を共有する
といった改善も店舗DXの一つです。
必ずしも、 大規模なシステム導入から始める必要はありません。
店舗DXが必要になるタイミング
店舗運営では、 事業が成長するにつれて 管理方法が合わなくなる瞬間があります。
LINEの確認が増えてきた
店舗との連絡量が増え、重要な業務指示が他のメッセージに埋もれ始めます。
Excelの更新状況が分からない
誰がいつ更新したのか分からず、最新情報を確認する作業が必要になります。
店長への確認が増えている
店舗状況を知るために、毎回店長へ連絡しなければならなくなります。
店舗数に比例して本部業務が増える
店舗が増えるたびに、確認・催促・集計・転記の仕事も増えていきます。
店舗DXを進める7つのポイント
1. まず、今使っているものを整理する
最初から新しいシステムを選ぶ必要はありません。
まず、 今どの業務を何で管理しているのかを整理します。
店舗への連絡・業務指示
進捗・一覧・集計
チェック・記録
急ぎの依頼・共有
何が悪いかではなく、 どこで確認や二重入力が発生しているか を見ることが重要です。
2. 「連絡」と「業務」を分ける
LINEやチャットは、 素早く連絡するには非常に便利です。
ただし、 「いつまでに誰がやる仕事なのか」を管理するには 向いていない場面があります。
たとえば、
- ちょっとした相談 → LINE
- 今日の連絡 → チャット
- 期限のある業務 → タスク管理
- 完了後に確認が必要 → 業務管理
のように役割を分けるだけでも、 情報はかなり整理されます。
LINE管理の限界については、 以下の記事でも詳しく解説しています。
LINEで店舗業務を管理する限界とは？多店舗の指示・進捗管理で起きる5つの課題
3. 毎日・毎週発生する業務からデジタル化する
DXを成功させるポイントは、 最初からすべてを変えないことです。
まずは、
- 開店確認
- 閉店確認
- 販促物の設置
- 清掃確認
- 衛生チェック
- 本部への定期報告
など、 繰り返し発生する業務から整理します。
よく使う仕事ほど、 一度整理した効果が毎日積み重なります。
4. 担当者と期限を決める
デジタル化しても、 「誰かやっておいてください」 のままでは仕事は曖昧なままです。
業務には、
- 対象店舗
- 担当者
- 期限
を設定します。
この3つが決まるだけでも、 本部から店舗への確認は大きく減ります。
5. 完了報告まで同じ流れにする
業務指示だけをデジタル化しても、 完了報告がLINEへ戻ってしまえば、 また情報が分散します。
理想は、
までを一つの業務として残すことです。
6. 予定と業務をつなげる
店舗業務の多くは、 日付やイベントと関係しています。
キャンペーン開始日、 販促物の交換日、 店舗イベント、 提出期限。
予定と業務を別々に管理するより、 同じ流れで確認できる方が 現場は動きやすくなります。
7. 小さく始めて、定着してから広げる
店舗DXで最も避けたいのは、 一度に全部を変えて 現場が使わなくなることです。
まずは、 本部が毎日確認している業務を 一つだけ置き換えるくらいで十分です。
今の業務とツールを洗い出す。
確認が多い業務だけデジタル化。
現場が迷わず使える状態を作る。
他店舗・他業務へ展開する。
店舗DXでやってはいけないこと
店舗DXは、 デジタル化すれば成功するわけではありません。
入力項目を増やしすぎる
管理側が欲しい情報を増やしすぎると、現場の入力負担が大きくなります。
ツールを増やしすぎる
新しいツールを追加した結果、確認する場所がさらに増えてしまうケースもあります。
本部だけで決める
現場の使い方を無視すると、導入しても定着しません。
ExcelをやめることだけがDXではない
Excelやスプレッドシートは、 一覧管理や集計には非常に便利です。
重要なのは、 Excelを完全にやめることではありません。
Excelが向いている仕事は残し、 タスク・進捗・完了報告など Excelでは管理しにくい仕事だけを分ける。
それも立派な店舗DXです。
Excel管理を見直すポイントについては、 以下の記事も参考にしてください。
Excel・スプレッドシートで店舗業務を管理する限界とは？多店舗運営で見直したい7つのポイント
店舗DXの目的は「現場を楽にすること」
DXという言葉を使うと、 管理を高度化することが目的になりがちです。
しかし、 店舗運営で本当に重要なのは、 現場が迷わず仕事を進められることです。
スタッフは、 今日やる仕事を見る。
店長は、 未対応だけを見る。
本部は、 問題がある店舗だけを見る。
管理を高度にしても、
現場操作まで複雑にしてはいけない。
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NOCTA WORKSは、 複数店舗を運営する企業向けの業務管理クラウドです。
本部からの指示、 店舗タスク、 担当者、 期限、 進捗、 写真付き完了報告、 カレンダーなどを 一つの流れで管理できます。
すべての業務を 一度に移行する必要はありません。
まずは、 毎日確認している仕事を一つだけ。
小さく始めて、 現場に定着してから広げていくことができます。
店舗管理システムを選ぶ前に確認したいこと
店舗DXのために システム導入を検討している場合は、 機能数だけで選ばないことが重要です。
以下の記事では、 多店舗運営で確認したい システム選定のポイントをまとめています。
店舗管理システムの選び方｜多店舗運営で失敗しない7つのチェックポイント
多店舗の業務管理を全体から整理したい場合はこちら
店舗DXだけでなく、 本部と店舗の業務管理そのものを見直したい場合は、 以下の記事も参考にしてください。
多店舗の業務管理を効率化する方法｜本部と店舗をつなぐ7つのポイント
まとめ｜店舗DXは、仕事を減らすところから始める
店舗DXは、 新しいシステムを導入することが目的ではありません。
LINEを何度も確認する。 Excelへ転記する。 店舗へ進捗を聞く。 写真を探す。
こうした 「本来やらなくてもいい仕事」を減らすことが 最初の一歩です。
今の運用を整理し、 一つの業務から変える。
定着したら、 少しずつ広げていく。
店舗DXは、 大きく始めるより、 小さく続ける方がうまくいきます。
