ExcelやGoogleスプレッドシートは、 店舗業務を整理するうえで非常に便利なツールです。
一覧を自由に作れて、 追加費用も抑えやすく、 多くの人が操作方法を知っています。
1店舗や少数店舗であれば、 店舗ごとの業務、期限、担当者、進捗などを Excelやスプレッドシートで十分に管理できるケースもあります。
ただし、店舗数や業務量が増えてくると、 「表を作ること」より その表を最新の状態に保ち続けること が難しくなってきます。
この記事では、 Excel・Googleスプレッドシートで店舗業務を管理するメリットを踏まえたうえで、 多店舗運営で限界が出やすいポイントと、 管理方法を見直すタイミングについて解説します。
Excel・スプレッドシートは店舗管理に向いている？
結論から言えば、 ExcelやGoogleスプレッドシート自体が 店舗管理に向いていないわけではありません。
むしろ、 小規模な運用を始めるときには使いやすい方法です。
- 自由に項目を作れる
- 導入コストを抑えやすい
- 既に使い慣れている人が多い
- 店舗ごとの一覧を作りやすい
- 関数や集計を自由に組める
問題になるのは、 Excelを使っていることではありません。
店舗数や業務数が増えているのに、 すべての業務管理を一枚の表だけで続けようとすること です。
多店舗のExcel管理で起きやすい7つの限界
1. 誰が更新するのか分からなくなる
Excelやスプレッドシートは、 誰でも編集できることがメリットです。
一方で、 誰が更新責任を持つのかを決めていないと、 情報が古いまま残ることがあります。
本部は更新されていると思っている。
店舗は誰かが更新すると思っている。
その結果、 表はあるのに実際の状況と一致していない状態になります。
2. 最新の情報か判断しにくい
店舗ごとにファイルを分けたり、 コピーを作ったりすると、 「どれが最新版なのか」が分かりにくくなることがあります。
Googleスプレッドシートなら同時編集はできますが、 入力そのものが行われなければ情報は更新されません。
多店舗の業務管理では、 表の存在より 今の状況が反映されていること が重要です。
3. 担当者への通知を別で行う必要がある
Excelに 「○○さん担当、9月20日まで」 と書いても、 担当者本人がその表を見なければ仕事は始まりません。
そのため、 実際にはLINEやチャットで 「シートに追加したのでお願いします」 と別途連絡するケースがあります。
すると、 Excelと連絡ツールの両方を確認する必要が出てきます。
4. 進捗をリアルタイムで把握しにくい
表に「未対応」「対応中」「完了」の列を作れば、 進捗管理はできます。
ただし、 店舗側がその都度更新しなければ、 本部は本当の状況を把握できません。
結局、 「この件、終わっていますか？」 と確認することになれば、 進捗管理表が確認作業を減らせていないことになります。
5. 写真や完了報告を管理しにくい
店舗業務では、 写真付きで完了報告を受けたいケースがあります。
- POP設置後の写真
- 売場変更後の写真
- 清掃完了後の写真
- 設備確認の写真
Excelにも画像は貼れますが、 日々の店舗業務で大量の写真を管理する運用には向かない場合があります。
その結果、 業務はExcel、 写真はLINE、 コメントはチャット、 というように情報が分散します。
6. 繰り返す業務の作成・管理が増える
店舗には、 毎日・毎週・毎月のように 繰り返す業務があります。
シートをコピーして使うこともできますが、 店舗や担当者、期限の変更が増えると 管理する表そのものが複雑になります。
定期的な店舗業務では、 毎回コピーして作るより、 テンプレートから業務を展開できる方が運用しやすくなります。
7. 店舗が増えるほど表が複雑になる
3店舗では分かりやすかった表でも、 10店舗、20店舗と増えると 列や行、シートの数も増えていきます。
本部が知りたいのは、 表のすべての情報ではありません。
本当に知りたいのは、
- 期限が近い業務
- 未対応の店舗
- 進捗が止まっている業務
- 完了報告が不足している店舗
などです。
店舗数が増えたときには、 「全部を見る表」より 対応が必要な仕事を見つけやすい仕組み が重要になります。
Excel管理をやめるべきではない
ここまで読むと、 「Excelを使わない方がいいのか」と感じるかもしれません。
しかし、 Excelやスプレッドシートには得意なことがあります。
たとえば、
- 数値の集計
- データ分析
- 一覧表の作成
- 自由な計算
- 一時的な情報整理
こうした用途では、 Excelは今でも非常に便利です。
大切なのは、 Excelで管理しやすい情報と、 業務管理システムで管理した方がいい仕事を分けること です。
Excelから業務管理ツールへ移した方がいい7つのサイン
次のような状態が増えてきたら、 Excel中心の店舗業務管理を見直すタイミングです。
- シートを更新してもらうために毎回連絡している
- 最新情報かどうか確認することが増えた
- 担当者への指示をLINEで別途送っている
- 写真報告を別のツールで管理している
- 店舗数が増えてシートが複雑になってきた
- 期限超過を人が目視で探している
- 結局店舗へ「終わりましたか？」と聞いている
共通しているのは、 Excelを更新・確認するための仕事が増えている ということです。
この状態になったら、 表をもっと複雑にするより 管理方法そのものを見直した方が効率的です。
多店舗の業務管理で必要なのは「表」ではなく「仕事の流れ」
多店舗の業務管理では、 情報を一覧にするだけでは十分ではありません。
実際の仕事は、
- 本部が店舗へ指示する
- 担当者が内容を確認する
- 店舗で業務を実行する
- 完了報告や写真を残す
- 本部が進捗を確認する
という流れで進みます。
この一連の流れがつながっていれば、 本部は別途情報を集め直す必要がありません。
NOCTA WORKSなら、Excelでは管理しにくい「店舗の仕事」を整理できる
NOCTA WORKSは、 複数店舗を運営する企業向けの業務管理クラウドです。
本部からの業務指示に、 店舗、担当者、期限、タスクを設定し、 店舗側の進捗や完了報告まで同じ業務の中で管理できます。
繰り返す店舗業務はテンプレートとして整理でき、 店舗側はスマートフォンから 自分たちが対応する仕事を確認できます。
本部側では、 複数店舗の業務状況を一覧で確認できます。
Excelをなくすのではなく、 Excelでは管理しにくくなった「人が動く仕事」を分けて管理する。
そんな使い分けを想定しています。
多店舗の業務管理全体を整理したい場合はこちら
Excel管理だけでなく、 本部からの指示、進捗、タスク、情報共有まで 多店舗運営全体を整理したい場合は、 以下の記事も参考にしてください。
多店舗の業務管理を効率化する方法｜本部と店舗をつなぐ7つのポイント
店舗業務が人に依存している場合はこちら
Excelだけでなく、 店長やベテランスタッフの記憶に 店舗業務が依存している場合は、 以下の記事で属人化対策について詳しく解説しています。
店舗業務の属人化を防ぐ方法｜店長に依存しない多店舗運営を作る7つのポイント
まとめ｜Excelが悪いのではなく、役割が合わなくなっていないかを見る
ExcelやGoogleスプレッドシートは、 多くの業務で今でも便利なツールです。
店舗業務の管理でも、 小規模なうちは十分に機能します。
ただし、 店舗数や業務量が増えると、 表を更新すること、 最新情報を確認すること、 担当者へ連絡すること自体が仕事になっていきます。
Excelをやめるかどうかではなく、 「この仕事を今もExcelで管理するのが一番簡単か」を考える。
それが、 多店舗の業務管理を見直すひとつの基準です。
