多店舗運営の業務効率を考えるとき、 人件費や作業時間は見ても、 「確認するために使っている時間」 は見落とされがちです。
LINEを探す。
店長へ聞く。
未対応店舗へ催促する。
完了写真を集める。
Excelへ転記する。
どれも一回なら数分です。
しかし、 店舗数・業務数・確認回数が増えると、 小さな確認作業が積み重なっていきます。
この記事では、 多店舗運営で発生する 「確認コスト」 を分解しながら、 どこを仕組み化すると管理負担を減らしやすいのかを整理します。
見えにくいのは、
作業時間ではなく、
「確認するための時間」。
確認コストとは何か
ここでいう確認コストとは、 店舗の業務そのものではなく、 業務の状態を把握するために発生する作業 のことです。
指示・写真・報告を探す
進捗を店舗へ確認する
未対応や期限超過へ連絡する
店舗ごとの結果を集約する
Excelなどへ整理し直す
この5つは、 売上を作る仕事でも、 店舗を改善する仕事でもありません。
「今どうなっているか分からない」 から発生する仕事です。
1回5分でも、店舗数が増えると大きくなる
たとえば、 1店舗への進捗確認に 5分かかるとします。
3店舗なら15分。
10店舗なら50分です。
さらに、 これが週3回発生すれば、 単純計算で150分。
1か月を4週として考えると、 約600分、 つまり約10時間になります。
※上記は確認コストの考え方を示すための単純な例です。実際の時間は店舗数・業務内容・運用方法によって異なります。
1回の確認は小さくても、
「店舗数 × 回数」で膨らむ。
確認コストは「店舗数」だけでは決まらない
10店舗あるから大変で、 3店舗なら問題ない、 というわけではありません。
確認コストを増やすのは、 主に次の4つです。
確認する対象が増える
同時に追う仕事が増える
何度も状況を聞く
探す場所が増える
特に厄介なのが、 最後の 「情報の分散」 です。
LINE、Excel、口頭、紙、写真フォルダなど、 情報が複数の場所にあるほど、 同じ確認でも時間がかかります。
コスト1｜業務指示を「探す」時間
「あの指示、どこに書いてあった？」
LINEを遡る。
メールを検索する。
Excelを開く。
一つひとつは短時間でも、 毎日繰り返すと積み重なります。
指示を出した場所と、 実際の業務管理を分けることで、 探す時間を減らしやすくなります。
コスト2｜店舗へ「聞く」時間
管理者が店舗へ、
「終わりましたか？」
「今どこまでですか？」
と聞かなければ、 状況が分からない。
この状態では、 業務の進捗を管理しているのではなく、 管理者が人から情報を集めています。
コスト3｜未対応を「催促する」時間
本部が全店舗へ指示を出した後、 未対応店舗を見つける。
そして、 対象店舗へ一件ずつ催促する。
このとき問題なのは、 催促することそのものではありません。
催促が必要な店舗を探すところから始まっていること です。
コスト4｜完了報告を「集める」時間
店舗から報告が来る場所が、 LINEだったり、 メールだったり、 写真フォルダだったりすると、 管理者が後からまとめ直すことになります。
業務と完了報告を同じ場所に残せば、 「報告を集めて一覧にする」という作業そのものを減らせます。
コスト5｜Excelへ「転記する」時間
現場からLINEで報告を受け、 本部担当者がExcelへ入力する。
これは、 同じ情報を二度扱っている状態です。
現場が業務を完了した結果を 管理側がそのまま確認できるなら、 進捗表を作るためだけの転記を減らせます。
確認コストを全部ゼロにする必要はない
業務管理を仕組み化しても、 確認そのものが不要になるわけではありません。
重要な業務。
問題が起きた業務。
現場への支援が必要な業務。
こうした仕事は、 人が確認する必要があります。
減らしたいのは、 問題がない仕事まで毎回確認すること です。
正常な仕事も含めて全件を見る
止まっている仕事へ時間を使う
削減した時間を何に戻すか
「業務効率化」というと、 単純に仕事を減らす話に聞こえます。
でも、 多店舗運営で本当に重要なのは、 空いた時間を何へ使うかです。
- 探す
- 聞く
- 催促する
- 集める
- 転記する
- 店舗を改善する
- 優先順位を決める
- 現場を支援する
- 人を育てる
- 次の施策を考える
時間を減らすことが目的ではない。
判断に使える時間を増やす。
自社の確認コストを簡単に調べる方法
難しい分析をする必要はありません。
まず1週間だけ、 管理者が次の作業をした回数を数えてみます。
業務指示を探した
店舗へ進捗を聞いた
未対応を催促した
写真・報告を探した
Excelへ進捗を転記した
さらに、 1回あたり何分くらい使ったかを おおよそ記録します。
すると、 どの確認作業へ 一番時間を使っているかが見えてきます。
NOCTA WORKSで減らしやすいのは「確認のための往復」
NOCTA WORKSは、 複数拠点の業務・タスク・担当・期限・進捗・完了報告・写真・予定を 一つの場所で管理する業務管理クラウドです。
本部が業務を登録し、 担当者と期限を設定する。
現場が実行し、 完了報告を残す。
管理側は、 その状態を確認する。
これによって減らしやすいのは、 業務そのものではなく、
「聞かないと分からない」 「探さないと見つからない」 という管理上の往復です。
まとめ｜見直すべきは「何時間働いているか」だけではない
多店舗運営では、 店舗が増えるほど管理業務も増えていきます。
ただし、 増えているのが 本当に必要な管理なのか、 情報が見えないための確認作業なのかは分けて考える必要があります。
探す。
聞く。
催促する。
集める。
転記する。
まずは、 この5つにどれくらい時間を使っているかを確認する。
そして、
「確認するための仕事」を減らして、 「判断するための時間」を増やす。
そこから多店舗運営の業務効率化を考えると、 改善する場所が見えやすくなります。
