店舗は回っている。
大きなトラブルも起きていない。
それでも、 本部や管理者が毎日、
「あの件どうなった？」
「この店舗は終わった？」
「写真どこにある？」
「誰が担当だった？」
と確認しているなら、 業務そのものではなく、 管理方法の方が限界に近づいている 可能性があります。
今回は、 多店舗運営で起きやすい状態を 10項目のチェックリストにしました。
店舗が回っているかではなく、
管理者が無理なく回せているか。
まずは10項目をチェック
業務指示を探すためにLINEを遡ることがある
「あの件どうなった？」と店舗へ確認することが多い
誰が担当しているのか分からない仕事がある
期限超過に、期限を過ぎてから気づくことがある
完了写真や報告をチャットから探すことがある
店長が本部とスタッフの情報中継役になっている
店舗ごとの進捗をExcelへ転記している
管理者しか全体の状況を把握していない
店舗が増えるほど確認連絡も増えている
問題のない店舗にも毎回確認している
※上記は管理状態を整理するための目安です。店舗数や業務内容によって適切な運用は異なります。
01｜LINEを遡って業務指示を探している
LINEは連絡には便利ですが、 過去の業務を追い続ける用途には向いていません。
日々の会話に混ざって、 業務指示そのものが流れていくためです。
「何を頼んだか」 を探すところから始まっているなら、 業務を連絡とは別に残す必要があります。
情報を送れていても、
後から見つけられないなら管理しにくい。
02｜「あの件どうなった？」が口癖になっている
本部やSVが、 店舗へ進捗確認をしないと状況が分からない。
これは、 現場が仕事をしていないというより、 仕事の状態が管理側から見えていない ことが原因です。
完了・対応中・未対応が見えれば、 毎回確認する必要は減らせます。
03｜担当者が分からない仕事がある
「○○店でお願いします」 と店舗へ依頼しただけでは、 実際の担当者までは決まりません。
店長がやると思っていた。
店長はスタッフへ任せたと思っていた。
スタッフは別の人が対応すると思っていた。
こうした状態を避けるには、 業務ごとに 誰が実行する仕事なのか を明確にします。
04｜期限超過を後から発見する
期限を設定していても、 期限を過ぎたことに気づけなければ、 管理としては十分ではありません。
手帳。
Excel。
LINEのメッセージ。
個人の記憶。
期限が複数の場所へ分散すると、 管理者自身が覚えておく必要が出てきます。
管理者が仕事を追う
仕事の状態から確認する
05｜完了写真を探している
店舗から完了写真が届いていても、 業務と別の場所に保存されていると、 後から確認するのが大変になります。
写真だけでは、 いつ、どの店舗が、 何の業務として送ったものなのか 分かりにくいこともあります。
写真やコメントは、 元の業務と一緒に残す 方が整理しやすくなります。
06｜店長が情報の中継役になっている
本部から店長へ伝える。
店長からスタッフへ伝える。
スタッフが店長へ報告する。
店長が本部へ報告する。
この流れが多いほど、 店長は現場管理だけでなく 情報転送の仕事まで抱えます。
本部・店長・担当者が 同じ業務情報を確認できれば、 店長がすべてを転送する必要はありません。
07｜Excelへ進捗を転記している
現場から報告を受けて、 管理者がExcelへ入力する。
この方法では、 現場が一度報告し、 管理者がもう一度入力することになります。
管理表を作ること自体が 仕事になっているなら、 現場が入力した結果をそのまま確認できる形 を検討した方が効率的です。
08｜一人しか全体を把握していない
「○○さんに聞かないと分からない」 という状態が増えている場合、 管理そのものが属人化しています。
その人が休むと、 進捗や経緯が分からなくなる。
店舗数が増えるほど、 一人の記憶へ集約する方法は 維持しにくくなります。
「あの人に聞けば分かる」は、
仕組みではなく人が管理している状態。
09｜店舗が増えるほど確認連絡も増えている
3店舗のときに3回確認していたものが、 10店舗になると10回になる。
この増え方のままだと、 店舗拡大に合わせて 管理側の負担も増え続けます。
必要なのは、 店舗数と同じ割合で確認回数が増えない仕組みです。
10｜問題のない店舗にも毎回確認している
すでに完了している店舗。
問題なく進んでいる業務。
そこまで毎回確認していると、 管理者の時間はいくらあっても足りません。
管理側が本当に確認したいのは、
- 未対応
- 期限超過
- 進捗が止まっている
- 確認が必要な報告
といった、 要対応の仕事 です。
何個当てはまったかより「何に時間を使っているか」を見る
このチェックリストで、 6個当てはまったから危険、 2個だから問題なし、 と単純に判断する必要はありません。
大切なのは、 管理者が普段何に時間を使っているかです。
- 探す
- 聞く
- 転記する
- 催促する
- 集める
- 改善する
- 判断する
- 支援する
- 育成する
- 次を考える
管理者の時間を、
確認作業から判断へ戻す。
NOCTA WORKSで変えられるのは「確認の流れ」
NOCTA WORKSは、 複数拠点の業務・タスク・担当・期限・進捗・完了報告・写真・予定を 一つの場所で管理できる業務管理クラウドです。
本部が業務を登録する。
担当者と期限を決める。
現場が実行し、 必要に応じて写真やコメントを残す。
管理側は進捗や要対応を確認する。
つまり、
という一連の流れを、 LINE・口頭・Excelへ分散させずに管理できます。
まとめ｜店舗が回っていても、管理が楽とは限らない
多店舗運営では、 現場が問題なく動いていても、 その裏で管理者が多くの確認作業をしていることがあります。
LINEを探す。
店長へ聞く。
Excelへ転記する。
写真を探す。
期限を思い出す。
一つひとつは小さな仕事でも、 店舗数が増えると大きな負担になります。
もし今回のチェック項目がいくつも当てはまるなら、
人の頑張りではなく、 管理の仕組みを見直すタイミング
かもしれません。
