1店舗のときは、 店長や経営者が現場を見れば、 だいたいのことは把握できます。
2店舗、3店舗と増えても、 電話やLINEで確認すれば まだ何とか回せることがあります。
しかし、 5店舗、10店舗と増えていくと、 同じ管理方法では 確認する側の負担が急に大きくなります。
問題は、 店舗数そのものではありません。
店舗が増えるほど、 「仕事をする時間」より 「状況を確認する時間」が増えていくことです。
この記事では、 3店舗・5店舗・10店舗を目安に、 複数店舗の管理方法がどう変わるのかを整理します。
店舗数が増えれば、
管理方法も変える必要があります。
店舗が増えると、何が変わるのか
店舗が増えると、 単純に管理対象が増えるだけではありません。
店舗ごとに、
- 店長が違う
- スタッフが違う
- 業務の進み方が違う
- 忙しい時間帯が違う
- 指示への対応速度が違う
という差が生まれます。
そのため、 1店舗増えるたびに 「確認する組み合わせ」が増えていきます。
3店舗｜まだ「人」で管理できる段階
経営者やSVが、まだ各店舗を把握しやすい
3店舗程度であれば、 経営者や本部担当者が 各店長と直接やり取りしても、 まだ全体を把握できることがあります。
この段階では、
- LINEグループ
- 電話
- 口頭
- 共有カレンダー
- Excel
でも、 大きな問題なく回っている会社もあります。
ただし、 ここで一つ注意したいのが、 「回っている」と「管理できている」は違う ということです。
「聞けば分かる」ので、
まだ仕組み化の必要性を感じにくい。
経営者自身が、
- あの店舗はもう終わった
- この店長には昨日伝えた
- あの件は来週まで
と覚えていることで、 システムの代わりをしている状態です。
この段階で最低限やっておきたいのは、 重要な業務だけでも記録を残すこと です。
5店舗｜「確認する仕事」が増え始める段階
頭の中だけでは、全店舗の状況を追いにくくなる
5店舗前後になると、 店舗へ指示を出した後の 「確認」が増え始めます。
たとえば、 5店舗へ同じ指示を出した場合。
1店舗目は完了。
2店舗目は対応中。
3店舗目はまだ見ていない。
4店舗目は店長が休み。
5店舗目は完了したが報告がない。
こうなると、 「指示を出したこと」ではなく、 店舗ごとの進捗を追うこと が管理業務になります。
「伝える仕事」より、
「終わったか確認する仕事」が増える。
このあたりから、 LINEや口頭だけの管理では、
- 誰に伝えたか
- 誰が担当なのか
- いつまでなのか
- どの店舗が未対応なのか
が分かりにくくなります。
5店舗前後は、 「情報共有」から「業務管理」へ切り替え始めるタイミング と考えると分かりやすいです。
10店舗｜「仕組み」がないと管理者が詰まる段階
全店舗を人の記憶と個別連絡で追うのが難しくなる
10店舗規模になると、 一人の管理者が 全店舗の細かな業務状況を把握することは難しくなります。
10店舗へ一つ指示を出すだけでも、 10店舗分の進捗があります。
さらに、 同時に10件の業務が動けば、 100個の状態を追うことになります。
これをLINE・電話・記憶だけで追うのは、かなり大変です。
ここまで来ると、 必要なのは 「管理者が頑張ること」ではありません。
管理者が全部見なくても、 問題がある仕事だけ分かる仕組み が必要になります。
全部を見る管理から、
例外だけを見る管理へ。
3店舗・5店舗・10店舗で管理方法はこう変わる
店舗数が増えるほど、 管理者が頑張って覚える方法ではなく、 業務そのものの状態が見える方法へ変えていく必要があります。
店舗数ごとの管理方法を比較すると
| 店舗数 | 管理の状態 | 起きやすい問題 | 必要になること |
|---|---|---|---|
| 1〜3店舗 | 人の記憶でも把握しやすい | 情報が属人化する | 重要業務の記録 |
| 4〜5店舗 | 確認連絡が増え始める | 未対応店舗が分かりにくい | 担当・期限・進捗の見える化 |
| 6〜10店舗 | 個別確認では負担が大きい | 管理者へ情報が集中する | 要対応だけを見る仕組み |
| 10店舗以上 | 管理階層が増える | 本部・SV・店長間で情報が分断 | 共通の業務管理基盤 |
店舗数より重要なのは「確認回数」
ここまで、 3店舗・5店舗・10店舗を目安として説明しました。
ただし、 「5店舗になったら必ずシステムが必要」 という意味ではありません。
本当に見るべきなのは、 管理のための確認回数 です。
こんな状態なら、店舗数に関係なく見直し時
- 毎日「あの件どうなった？」と聞いている
- LINEを遡って業務指示を探している
- 店長に進捗をまとめてもらっている
- 完了写真を別の場所から探している
- 誰が担当か分からない仕事がある
- 期限超過に後から気づく
- 店舗が増えるたびに管理者を増やしている
こうした状態が増えているなら、 店舗数そのものより先に、 管理方法を見直した方がいい可能性があります。
店舗が増える前に「仕事の残し方」を決めておく
店舗数が少ないうちから、 複雑なシステムを導入する必要はありません。
ただし、 最低限、
- 何をするのか
- 誰が担当するのか
- いつまでなのか
- 終わったのか
が残る運用にしておくと、 店舗が増えたときにも移行しやすくなります。
NOCTA WORKSは、店舗数が増えたときの「確認」を減らす
NOCTA WORKSは、 複数拠点の業務・タスク・担当・期限・進捗・完了報告・写真・予定を 一つの場所で管理できる業務管理クラウドです。
本部から業務を登録し、 各店舗が対応する。
現場は、 実施した内容や完了報告を残す。
管理側は、 全店舗へ確認するのではなく、 要対応や期限超過を中心に確認する。
店舗が増えたら、
人を増やす前に、
確認の仕組みを変える。
まとめ｜3店舗と10店舗では、同じ管理方法を使わない
3店舗なら、 経営者や管理者の記憶でも まだ全体を把握できるかもしれません。
5店舗になると、 店舗ごとの進捗確認が増えます。
10店舗になると、 全店舗を個別に確認すること自体が 管理者の仕事になってしまいます。
だからこそ、 店舗が増えるにつれて、
「人が覚える管理」から、
「仕事の状態が見える管理」へ。
管理方法も変えていく必要があります。
