複数店舗を運営していると、 店舗が増えるほど本部の「確認する仕事」も増えていきます。
「あの店舗はもう終わった？」
「まだ対応していない店舗はどこ？」
「今日が期限だけど大丈夫？」
1店舗ずつ確認すれば状況は分かります。 ただ、それを毎日のように繰り返していると、 本部担当者の時間が進捗確認と催促だけで削られていきます。
複数店舗の進捗管理で大切なのは、 すべての店舗に確認することではなく、 「どこが止まっているか」を先に分かる状態にすること です。
この記事では、 多店舗運営で進捗が見えにくくなる原因と、 本部の確認・催促を減らすための5つのポイントを解説します。
複数店舗では、なぜ進捗管理が難しくなるのか
店舗数が少ないうちは、 店長へ直接確認したり、 LINEやチャットの履歴を見返したりすることで状況を把握できます。
しかし店舗数が増えると、 同じ方法では管理しにくくなります。
たとえば本部から10店舗へ、 「金曜日までに新しいPOPへ差し替えてください」 と依頼したとします。
本部が知りたいのは、 指示を送ったかどうかではありません。
- 完了した店舗はどこか
- 対応中の店舗はどこか
- まだ着手していない店舗はどこか
- 期限を過ぎている店舗はないか
- 完了報告や写真は届いているか
これらを店舗ごとのトークや口頭確認から拾っていると、 店舗数が増えるほど確認作業も増えます。
つまり、多店舗の進捗管理では 「情報がない」のではなく、 「情報が店舗ごとに散らばっている」 ことが問題になりやすいのです。
進捗管理がうまくいかないと、本部の仕事が「確認」になる
進捗が一覧で見えない状態では、 本部は店舗へ確認しないと状況を把握できません。
すると、
- 期限前に店舗へ確認する
- 返事がなければもう一度連絡する
- 完了した店舗をメモする
- 未対応店舗だけ再度確認する
- 写真がなければ追加で依頼する
といった作業が発生します。
1件ずつは小さな仕事でも、 複数店舗で毎日のように発生すると、 本部担当者にとって大きな負担になります。
本来、本部が時間を使いたいのは 「終わったか聞くこと」ではなく、 止まっている仕事を見つけ、必要なフォローをすること のはずです。
複数店舗の進捗管理を効率化する5つのポイント
1. 業務ごとに「未着手・対応中・完了」を分ける
最初に必要なのは、 各業務が今どの状態なのかを明確にすることです。
- 未着手
- 対応中
- 完了
のように状態を分けておけば、 店舗へ直接聞かなくても進捗を判断できます。
「連絡を読んだ」ことと 「仕事が終わった」ことは同じではありません。
進捗管理では、 業務そのものの状態が分かること が重要です。
2. 店舗・担当者・期限を業務に紐づける
進捗が止まったときに、 「誰に確認すればいいか分からない」状態では、 本部側の確認作業が増えます。
そのため業務には、
- 対象店舗
- 担当者
- 期限
を紐づけておくことが重要です。
誰が、どの店舗で、いつまでに対応するのか。
ここが明確になるだけでも、 「誰かがやると思っていた」という抜けを減らしやすくなります。
3. 店舗ごとの進捗をひとつの画面で見る
多店舗の進捗管理で特に重要なのが、 店舗を横断して状況を確認できること です。
たとえば、
- 梅田店：完了
- 難波店：対応中
- 天王寺店：未着手
- 京橋店：完了
- 心斎橋店：期限超過
という状態が一覧で分かれば、 本部が確認すべき店舗はすぐに絞れます。
全店舗に 「終わりましたか？」 と送る必要はありません。
未着手や期限超過の店舗だけを確認すればよくなります。
4. 完了報告を仕事そのものに残す
「完了しました」という報告が LINEやチャットの別メッセージとして届くと、 後から確認するときに探す必要があります。
特に写真報告が必要な業務では、 指示と報告が別々になっていると管理が複雑になります。
そのため、 完了ボタン、コメント、報告写真などを 元の業務に紐づけて残す ことが重要です。
そうすれば、 「この店舗は終わったのか」 「どんな状態で完了したのか」 をひとつの場所で確認できます。
5. 全店舗ではなく「要確認の店舗」だけを見る
複数店舗の進捗管理を効率化するうえで、 最も大きいのはこの考え方です。
本部が毎回確認すべきなのは、 10店舗すべてではありません。
本当に見る必要があるのは、
- 未着手の店舗
- 期限が近い店舗
- 期限を過ぎた店舗
- 報告が不足している店舗
- 何らかの理由で止まっている店舗
です。
「全部を確認する」から 「問題があるところだけ確認する」へ変える。
これが、 多店舗の進捗管理で本部の負担を減らす基本です。
Excel・スプレッドシートだけでは難しくなるケースもある
複数店舗の進捗管理に、 ExcelやGoogleスプレッドシートを使っている会社もあります。
店舗数や業務数が少ないうちは、 一覧性もあり、十分に管理できる方法です。
ただし業務量が増えると、
- 誰が更新するのか分からない
- 店舗側が更新を忘れる
- 最新情報かどうか判断しにくい
- 報告写真を別の場所で管理する
- 担当者への通知を別途行う
といった問題が出てくることがあります。
表で管理するだけで十分なのか、 それとも 指示から完了報告までをひとつの流れとして管理する必要があるのか 。
ここが、管理方法を見直すひとつの基準になります。
進捗管理は「遅れている人を監視するため」ではない
進捗管理というと、 店舗を細かく監視する仕組みのように感じるかもしれません。
しかし、本来の目的は逆です。
状況が見えていないから、 本部は何度も店舗へ確認しなければなりません。
店舗側も、 何度も「終わった？」と聞かれれば、 そのたびに返事をする必要があります。
進捗が共有されていれば、 本部は確認しなくてよくなり、 店舗も報告のためだけの連絡を減らせます。
管理を増やすためではなく、 確認を減らすために進捗を見えるようにする。
この考え方が重要です。
店舗の進捗管理ツールを選ぶときのチェックポイント
複数店舗向けの進捗管理ツールを選ぶ場合は、 高機能であることだけを見る必要はありません。
実際に店舗スタッフが使うことを考えると、 シンプルに操作できることも重要です。
- 複数店舗の進捗を一覧で確認できるか
- 店舗ごとに業務を分けられるか
- 担当者と期限を設定できるか
- 未着手・対応中・完了が分かるか
- 写真付きで完了報告できるか
- スマートフォンから簡単に操作できるか
- 繰り返す業務を毎回作り直さなくていいか
特に重要なのは、 現場が使い続けられることです。
本部には便利でも、 店舗側の入力が複雑で使われなくなれば、 結局LINEや口頭で確認する運用に戻ってしまいます。
NOCTA WORKSなら、複数店舗の進捗をまとめて確認できる
NOCTA WORKSは、 複数店舗を運営する企業向けの業務管理クラウドです。
本部からの業務指示に、 対象店舗、担当者、期限、タスクを設定し、 店舗側の進捗や完了報告まで同じ業務の中で管理できます。
本部側では、 店舗ごとの状況を一覧で確認できます。
そのため、 全店舗へ一斉に 「終わりましたか？」 と確認するのではなく、 対応が必要な店舗を見つけてフォローできます。
店舗側も、 自分がやるべき業務を確認し、 完了したら写真やコメントを添えて報告できます。
本部が聞かなくても分かる。 店舗が何度も報告しなくても伝わる。
そんな状態を作ることが、 NOCTA WORKSで目指している進捗管理です。
LINEで店舗業務を管理している場合は、こちらも確認
現在、店舗への業務指示や完了報告を LINE中心で管理している場合は、 進捗管理だけでなく 「連絡」と「業務管理」を分けることも重要です。
LINEで店舗業務を管理すると起きやすい問題については、 以下の記事で詳しく解説しています。
LINEで店舗業務を管理する限界とは？多店舗の指示・進捗管理で起きる5つの課題
まとめ｜全店舗に聞くのではなく、止まっている店舗が分かる状態へ
複数店舗の進捗管理で大切なのは、 すべての情報を細かく管理することではありません。
本部が知りたいのは、 「どの店舗が終わっていて、どの店舗が止まっているのか」です。
店舗・担当者・期限・進捗・完了報告を ひとつの業務として残しておけば、 状況確認のためだけに店舗へ連絡する回数を減らせます。
全店舗へ確認する運営から、 必要な店舗だけをフォローする運営へ。
「あの件、終わった？」という確認が増えてきたら、 複数店舗の進捗管理の方法を見直すタイミングかもしれません。
